El uso eficiente del correo electronico es uno de los puntos a mejorar en el mundo empresarial. Porque su uso se ha generalizado pasando a ser el medio de comunicación mas usado. Por lo que se hace necesario administrar su uso ya que es la base de la comunicación dentro de la empresa y como medio de comunicación con el exterior.
Pero también vemos hoy en día que el uso eficiente del correo electronico no es ni de lejos una realidad en el ámbito privado. No solo por el desconocimiento del medio por parte de los usuarios de Internet, que cada día son más, sino por los continuos ataques que sufren en sus cuentas de correo, ya sea por la cantidad de virus que entran a través de el, como por el robo de contraseñas de cuentas de correo electronico. Actualmente se ha producido una oleada de robos de claves de las cuentas de correo electronico.
El correo electronico surgió como una opción más de comunicarse entre los diferentes puestos de una empresa que tenían computadoras conectadas en red. Este medio era muchísimo mas barato y rápido que el correo tradicional e incluso permitía mandar archivos adjuntos. En principio solo se limitaba a la propia red de la empresa, luego con la implantación de Internet en todo el mundo su uso se generalizo, de manera que no solo era el medio de comunicación más usado internamente sino con el exterior, gracias a Internet.
Toda cuenta de correo electronico esta formado por un nombre, que necesitaremos para poder recibir y enviar correo, que se le conoce como dirección de correo electronico. Este nombre esta formado por dos partes separadas por una “@”. Como por ejemplo: juan@msn.com. Donde juan sería el nombre de usuario, y msn.com es el dominio, en este caso de Internet, al que se pertenece. Sin esta dirección de correo no podemos enviar ni recibir correo electronico.
Para poder tener una cuenta de correo electronico tenemos que solicitarla a una empresa distribuidora de este tipo de servicio con la que nos registraremos pagado un precio por ello o elegir otros distribuidores de correo electronico que nos la ofrecen gratis. El correo electronico podemos clasificarlo en: correo electronico gratis o de pago. La diferencia entre uno y otro es la cantidad y calidad de los servicios que nos ofrecen. En el correo electrónico gratis la cantidad y calidad de los servicios es menor como es lógico. Si en cambio elegimos un correo de pago tendremos muchísimas más opciones.
Existe otra clase de correo electronico que debemos mencionar, es el correo Web. Este correo a diferencia del otro es a través de una página Web. Tiene la ventaja que abrimos nuestro correo no en nuestra computadora sino directamente en el servidor. Es una ventaja porque es más difícil que nos infectemos con virus. Pero tiene la desventaja que los servicios que nos ofrecen son mas limitados y no podemos cambiarlos.
Y aunque actualmente todos los antivirus vienen preparados para analizar todo nuestro correo electronico antes de abrirlo, e incluso algunos proveedores de correo Web te analizan todos los archivos antes de ser descargados desde el servidor a nuestra computadora, nunca estamos a salvo de los virus. Por ello para un uso eficiente del correo electronico debemos asegurarnos antes de abrir cualquier archivo que proviene de alguien que conocemos. En caso de que tengamos dudas, es preferible eliminarlo.
En lo que a la empresa se refiere el uso eficiente del correo electronico hace referencia a administrar el uso que del correo electronico. El empresario o gerente de cualquier empresa lo que busca es que el uso de ese correo electronico sea fundamentalmente profesional, y no privado. Es aquí donde la empresa puede actuar y controlar todo el correo que circule en el entorno de la empresa.
El empresario en su legítimo interés por salvaguardar el bien general de la empresa, puede asegurarse de que sus trabajadores cumplen con sus deberes laborales. Una de las medias que puede tomar en este sentido es comprobar que todo el correo electronico que circule en su empresa esta destinado al ámbito empresarial y no al privado de sus empleados, pero esto choca frontalmente con el derecho a la intimidad de las personas.
La legislación actual busca marcar las directrices para administrar correctamente el derecho que toda persona tiene a la privacidad de su correspondencia, ya sea el de su cuenta de correo electronico o el correo tradicional, con la vigilancia del correcto funcionamiento de su negocio que haga el empresario. De hecho repetidas sentencias judiciales han declarado procedente el despido de trabajadores por usar el correo electronico de la empresa para fines privados de los trabajadores y no para uso profesional.
Todo esto nos muestra que aunque la leyes regulan el correo tradicional, el correo electronico no esta suficientemente regulado y se producen grandes vacíos legales en su ordenación actual. A la administración pública le queda la tarea de administrar debidamente el uso del correo electronico.
Por parte de la empresa para que el uso eficiente del correo electronico se lleve a cabo es necesario tomar una serie de medias. Entre ellas es conveniente administrar debidamente las claves de las cuentas de correo electronico. Todos sabemos que es fundamental el tener una buena clave o contraseña en nuestra cuenta que nos garantice la seguridad que nadie pueda entrar y conocer lo que tenemos en nuestra cuenta de correo electronico.
Para tener la seguridad que tenemos una buena contraseña en nuestra cuenta de correo electronico, debemos seguir los siguientes preceptos: nuestra clave o contraseña debe tener por los menos seis dígitos, que contenga minúsculas y mayúsculas, que formen parte de esta clave caracteres especiales como la @, &, u otro tipo de caracteres extraños que nos ayuden a conseguir una excelente contraseña.
Es importante si queremos que nuestra cuenta de correo sea segura. Cambiarla aproximadamente cada 20 días para que no coincida nunca en un mismo día del mes y se pueda conocer cuando la cambiamos, salvándonos así de muchos ataques por parte de los piratas informáticos. Con todas estas medidas aumentamos nuestra seguridad y se lo ponemos difícil a todo aquel que quiera invadir la intimidad de nuestra cuenta de correo electronico.